Het maken van een effectieve zakelijke e-mail is een verloren kunst geworden. Steeds meer professionals krijgen correspondenties met onpersoonlijke of geen aanhef, spelfouten, gebrek aan structuur en onduidelijke inhoud. Deze slecht geschreven e-mails kunnen een negatief beeld geven van de afzender of iemand zelfs ontmoedigen om zaken met hen te doen.
Daarom is het zo belangrijk om op te letten etiquette en best practices bij het communiceren met zakelijke contacten, collega's en medewerkers via e-mail. Hieronder deelde een groep bedrijfsleiders hun tips voor het schrijven van de perfecte zakelijke e-mail en waarom elke tip zo effectief is.
Gebruik een duidelijke en relevante onderwerpregel.
Je hebt misschien de beste e-mail ter wereld, maar als je onderwerpregel niet goed is, wordt deze waarschijnlijk nooit geopend. Daarom is de onderwerpregel van je e-mail zo belangrijk.
'Vermijd vage of generieke onderwerpregels en zorg dat het duidelijk is waar je het over hebt', zegt Kalin Kassabov, oprichter en CEO van ProTexting . 'Als het een bericht is aan iemand die je niet goed kent, kun je de context noemen, zoals 'Re: Our Conversation at the XYZ Virtual Conference'.'
Hou het kort.
Met zoveel e-mails die in je inbox komen, zou je waarschijnlijk niet graag een lange e-mail met meerdere alinea's lezen - en de persoon die je e-mailt ook niet, zegt Kelsey Raymond, mede-oprichter en president van Invloed & Co.
'Als je merkt dat je meer dan vier alinea's in een e-mail schrijft, vraag dan of het beter is als een telefoontje,' zegt Raymond.
Vertel ze waarom.
De meeste e-mails gaan over het krijgen van iemand om een specifieke actie te ondernemen nadat ze het hebben gelezen. Of je nu een collega om iets vraagt of je diensten aanbiedt aan een prospect, vertel hem waarom je het verzoek doet.
'Bijvoorbeeld 'Hé Clara, zou je alsjeblieft die spreadsheet kunnen doornemen om ons te helpen bij het pitchen voor bedrijf A', of 'Hallo Mark, onze diensten zouden meer leads naar je verkooptrechter opleveren. Als je geïnteresseerd bent, laten we praten'', zegt Samuel Thimothy, mede-oprichter van OneIMS . 'Als je kunt verkopen wat er voor hen in zit, heb je invloed op hen.'
Voeg een oproep tot actie toe.
Naast het uitleggen van de reden achter je e-mail, moet je aan het einde een call-to-action (CTA) toevoegen, zegt Stephanie Wells, mede-oprichter en CTO van Formidabele vormen .
'Door een CTA toe te voegen, kunnen je abonnees ergens anders naartoe navigeren, zodat ze buiten hun inbox kunnen blijven communiceren met je merk', merkt Wells op. 'Door naar uw website te linken, wordt er gericht verkeer gegenereerd en worden klanten door de verkooptrechter geleid, zodat u uw conversies kunt verhogen.'
Wees vriendelijk en opgewekt.
Het is vaak moeilijk om de toon en emotie van een persoon te interpreteren via op tekst gebaseerde media, dus Matt Wilson, mede-oprichter van Under30Ervaringen , raadt aan extra vriendelijk en opgewekt te zijn om elk mogelijk misverstand uit de wereld te helpen.
'Wees heel direct in de inhoud van je e-mail, maar als je begint en eindigt met extra enthousiasme of uitroepen, kan dit iemand helpen de toon van de e-mail als positiever te interpreteren', zegt Wilson. 'Als mensen moe of lui zijn, vergeten ze dat e-mail vaak niet goed overkomt en komen ze in de problemen.'
Personaliseer het en maak het relevant.
Nicole Munoz, oprichter en CEO van Nicole Munoz Consulting , adviseert professionals om personalisatie en social proof op te nemen in hun zakelijke e-mails.
'Mensen willen weten dat er een goede reden is om de e-mail te lezen en dat hun tijd goed wordt besteed', legt Munoz uit. 'Om dat te laten zien, zorg er dan voor dat de e-mail voor hen relevant is.'
Test verschillende onderwerpregels en kopieer.
Toen Ruben Yonatan, oprichter van SaasLijst , en zijn team e-mails verstuurden met gastberichten, leerden ze hoe ze de perfecte e-mailpitch konden maken door verschillende elementen te testen en de resultaten bij te houden.
'We merkten bijvoorbeeld dat als we twee opties voor een titel gaven, we meer engagement kregen', zegt Yonatan. 'Een beetje vallen en opstaan, samen met analyse en aanpassingen, zullen je helpen om een perfecte zakelijke e-mail voor je doel te maken.'
Maak eerst een concept en voeg vervolgens het e-mailadres van de ontvanger toe.
Het enige dat erger is dan een slecht geschreven e-mail? Een halfgeschreven e-mail die per ongeluk is verzonden voordat deze is voltooid. Om dit ongeluk te voorkomen, heeft Diana Goodwin, oprichter en CEO van Marktbox , schrijft altijd eerst de hoofdtekst en onderwerpregel van de e-mail en voegt vervolgens de e-mail van de ontvanger toe als laatste stap.
'Zelfs als ik haast heb, gaat de e-mail altijd als laatste om te voorkomen dat e-mails per ongeluk of voortijdig worden verzonden', zegt Goodwin. 'Verzenden ongedaan maken' in Gmail is ook een redder in nood.'
