De term 'werknemerssuggestiesystemen' verwijst naar een verscheidenheid aan inspanningen die bedrijven leveren om input van hun werknemers te vragen en te gebruiken in de hoop kosten te besparen of de productkwaliteit, de efficiëntie op de werkplek, de klantenservice of de werkomstandigheden te verbeteren. Deze inspanningen variëren van het simpelweg plaatsen van ideeënbussen in gemeenschappelijke ruimtes tot het implementeren van formele programma's met commissies om ideeën en beloningen te beoordelen voor degenen die worden aangenomen. De gegenereerde ideeën kunnen variëren van eenvoudige verbeteringen van de kwaliteit van het werkleven, zoals het plaatsen van een koelkast in de koffiekamer, tot grotere stroomlijningsproblemen die het bedrijf duizenden dollars per jaar kunnen besparen, zoals het overschakelen van de mobiele telefoons van alle verkopers van individuele contracten naar een groepscontract met een kortingsaanbieder. 'Suggestieprogramma's creëren een win-winsituatie', schreef Kate Walter in HR Magazine . 'Meer betrokkenheid en input voor werknemers en meer efficiëntie en kostenbesparing voor werkgevers.'
'Bedrijven die effectieve suggestiesystemen opzetten, ontdekken dat werknemers geweldige ideeën hebben die de kosten kunnen verlagen, de inkomsten kunnen verhogen, de efficiëntie kunnen verbeteren of een hogere kwaliteit kunnen produceren', zegt Charles Martin, auteur van Suggestiesystemen voor werknemers: productiviteit en winst verhogen . 'Medewerkers werken beter samen als team en dienen vaak als team ideeën in. En ze beginnen meer te denken als managers, die verder kijken dan hun eigen baan.'
Sommige bedrijven gaan ervan uit dat, aangezien ze een open relatie tussen werknemers en management cultiveren, ideeën voor verbeteringen informeel naar boven zullen komen, zonder expliciete aansporing. Maar experts merken op dat formele suggestiesystemen werknemers aanmoedigen om echt over hun baan na te denken en deel te willen nemen aan de werking van het bedrijf. Formele suggestiesystemen laten werknemers weten dat hun ideeën worden gewaardeerd. Dergelijke systemen kunnen zelfs de motivatie vergroten en loyaliteit en teamwerk onder werknemers bevorderen. En deze voordelen komen bovenop de positieve impact die suggestiesystemen van werknemers kunnen hebben op de bedrijfsresultaten. 'Het valt niet te ontkennen dat de echte expert de persoon is die het werk doet; daarom is dat de beste plaats om naartoe te gaan als er verbeteringen worden gezocht', vertelde consultant Tomas Jensen, president van het Center for Suggestion System Development, aan Susan Wells, zoals gepubliceerd in HR Magazine . 'Miljoenen dollars worden bespaard door te luisteren naar de grootste troef van het bedrijf: de menselijke hulpbronnen.' Wells besprak verder een onderzoek van de Employee Involvement Association (EIA) waaruit bleek dat in 2003 meer dan $ 624 miljoen aan besparingen was bereikt bij 47 bedrijven waarin 450.000 mensen deelnamen aan programma's.
ELEMENTEN VAN EEN SUCCESVOL SUGGESTIESYSTEEM
'Het doel van een succesvol suggestiesysteem is om het reservoir van ideeën en creatief denken van alle medewerkers aan te boren voor de verbetering van het werkproces en de producten', schreef Robert F. Bell in IIE-oplossingen . 'Om dat te doen, moet iedereen het proces goed begrijpen, managementondersteuning van het systeem, aanmoediging en zinvolle beloningen, en een structuur om ervoor te zorgen dat er niets tussen de oren valt.' De elementen van een succesvol suggestiesysteem voor werknemers kunnen worden onderverdeeld in vier hoofdgebieden: managementondersteuning, programmastructuur, zichtbaarheid en promotie van het programma, en erkenning en beloningen.
Managementondersteuning
Het eerste element van een succesvol werknemerssuggestiesysteem is het aantonen van de buy-in van het topmanagement. Managers moeten enthousiasme en inzet voor het programma tonen als het de gewenste resultaten wil genereren. Een eigenaar van een klein bedrijf kan beginnen met het delen van zijn of haar visie voor het bedrijf met werknemers. Werknemers die de algemene missie van het bedrijf begrijpen, zullen eerder waardevolle ideeën indienen die het bedrijf zullen helpen zijn doelen te bereiken. De volgende stap zou kunnen zijn ervoor te zorgen dat lijnmanagers het suggestiesysteem ondersteunen en zich er niet door bedreigd voelen. Het is ook belangrijk voor managers om het onderwerp regelmatig aan de orde te stellen in vergaderingen en de positieve resultaten van werknemerssuggesties op te nemen in periodieke voortgangsrapporten. Managers moeten ook worden aangemoedigd om zelf suggesties in te dienen, hoewel ze over het algemeen niet moeten worden beloond voor ideeën die onder hun normale strategische planningsverantwoordelijkheden vallen.
Programmastructuur
Het volgende element van een succesvol suggestiesysteem voor werknemers is structuur. Experts raden aan om de verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling en implementatie van programma's bij één beheerder te leggen. Deze persoon zou moeten beginnen met het selecteren van een commissie van werknemers - uit alle delen van de organisatie en die verschillende demografische groepen vertegenwoordigt - om de verschillende fasen te helpen beheren. De beheerder en het werknemerscomité moeten dan duidelijke regels ontwikkelen om de inspanningen van de werknemers te begeleiden bij het geven van suggesties. Suggestieprogramma's zijn doorgaans succesvoller wanneer werknemers worden aangemoedigd om redelijke suggesties te doen binnen de parameters van hun eigen werkervaring. 'Het echte doel is om zoveel mogelijk ideeën te genereren en in de loop van de tijd de kwaliteit van de suggesties te verbeteren door middel van feedback en aanmoediging', merkte Bell op. Het is belangrijk om een duidelijke beleidsverklaring te ontwikkelen die alle aspecten van het suggestieprogramma omvat en ervoor te zorgen dat zowel managers als medewerkers deze begrijpen. Als werknemers het proces als open en oprecht beschouwen, helpt het om elke verdenking weg te nemen over hoe ideeën worden beoordeeld en beloond.
Programma zichtbaarheid
Een ander belangrijk element van succesvolle suggestieprogramma's voor werknemers is zichtbaarheid. Van medewerkers kan immers niet worden verwacht dat ze deelnemen aan een programma als ze er niet van op de hoogte zijn. Experts raden aan om suggestieprogramma's op een zeer openbare manier te lanceren, met aankondigingen, nieuwsbrieven, feesten, enz. Werknemers moeten het idee krijgen dat het management van plan is alle suggesties volledig in overweging te nemen en plannen om tijdig op de beste te reageren. Het suggestiesysteem zelf moet ook op grote schaal worden gepubliceerd en gepromoot. Voorbeelden van mogelijke systemen zijn de bekende ideeënbus met schriftelijke formulieren; het ouderwetse prikbord voor het plaatsen van ideeën en resultaten; een speciale gratis telefoonlijn waarmee medewerkers suggesties kunnen doorgeven; of meer geavanceerde systemen op basis van e-mail of berichten op een speciale website. Als het systeem eenmaal is ingevoerd, is het belangrijk om de lopende promotieactiviteiten op te volgen om de interesse van de medewerkers te behouden.
Erkenning en beloningen
Een ander essentieel element van succesvolle suggestiesystemen voor werknemers is het herkennen van deelnemers en het belonen van goede ideeën. Werknemers zullen veel eerder deelnemen aan een suggestieprogramma als de ideeën die ze indienen snelle en doordachte reacties krijgen van het management. Experts raden aan om een tijdschema op te stellen waarin de ontvangst van een idee wordt bevestigd (variërend van 24 uur met elektronische systemen tot een week met meer traditionele systemen). Dan moeten medewerkers binnen 30 dagen op de hoogte worden gesteld of hun ideeën worden overgenomen. Zelfs in gevallen waarin een idee niet wordt gebruikt, moet de medewerker die het heeft ingediend worden bedankt voor zijn of haar deelname aan het programma. Het kan nuttig zijn om een kleine, tastbare beloning te geven aan medewerkers die voor het eerst een idee indienen bij het suggestiesysteem, zoals een T-shirt, pen of paraplu.
Om het succes van een suggestiesysteem te verzekeren, is het ook belangrijk om de gebruikte suggesties en hun positieve impact op het bedrijf bekend te maken. Een manier om dit te doen is door jaarlijks een diner te houden ter ere van de mensen die in de loop van het jaar suggesties hebben gedaan. Veel bedrijven voeren ook beloningssystemen in voor ideeën van werknemers die leiden tot kostenbesparingen of procesverbeteringen. Sommige bedrijven verdelen bijvoorbeeld een fractie van alle besparingen die door het werknemerssuggestiesysteem worden geboden als onderdeel van hun jaarlijkse winstdelingsprogramma's. Experts erkennen dat het ingewikkeld kan zijn om een passend beloningssysteem te ontwikkelen dat waardevolle bijdragen van werknemers erkent zonder jaloezie en wrok bij collega's te veroorzaken. Sommigen suggereren dat deze taak het beste kan worden gedelegeerd aan een personeelsadviescommissie. De sleutel is om ideeën te evalueren op basis van factoren zoals innovatie en vindingrijkheid, evenals geldwaarde bij het vaststellen van beloningen.
ALGEMENE REDENEN SUGGESTIE SYSTEMEN FOUT
'Bij sommige bedrijven sturen medewerkers een stortvloed aan bruikbare ideeën naar het hogere management. In andere landen zijn de bodems van ideeënbussen bedekt met stof', schreef een medewerker aan Uitvoerend Vrouw . 'Wat is het verschil? Het gaat niet om de kwaliteit van de medewerkers, maar om de kwaliteit van het leiderschap dat ze krijgen.' Er zijn een aantal redenen waarom suggestiesystemen mogelijk geen positieve respons genereren bij werknemers. In zijn artikel voor IIE-oplossingen , schetste Bell verschillende veelvoorkomende problemen die bedrijven ervaren bij het implementeren en beheren van suggestiesystemen.
Medewerkers kunnen bijvoorbeeld terughoudend zijn om suggesties te doen als ze denken dat het management niet echt geïnteresseerd is in hun ideeën. Als het bedrijf slechts een lauwe uitnodiging voor suggesties geeft of een sfeer creëert die als intimiderend kan worden ervaren, is het onwaarschijnlijk dat werknemers suggesties krijgen. Het bedrijf zou waarschijnlijk soortgelijke problemen ondervinden bij het uitlokken van suggesties als het management onduidelijk was over wie werd uitgenodigd om deel te nemen aan het programma of te veel strikte regels oplegde aan deelname.
Andere veelvoorkomende problemen met suggestiesystemen van werknemers hebben betrekking op de reactie van het management op suggesties. Het is onwaarschijnlijk dat werknemers deelnemen aan het programma als ze een trage reactie of geen reactie op hun suggesties ervaren. Een suggestiesysteem zal ook mislukken als er geen duidelijke verklaring is voor het accepteren of afwijzen van suggesties, of als werknemers het gevoel hebben dat het management vooringenomen oordeelt over welke suggesties ze moeten goedkeuren. Tot slot zorgen suggestiesystemen vaak voor problemen voor een organisatie wanneer de beloningen voor goede ideeën inconsistent of onvoorspelbaar zijn.
BIBLIOGRAFIE
Bell, Robert F. 'Een effectief suggestiesysteem bouwen.' IIE-oplossingen . februari 1997.
Chanesky, Wayne S. 'Het Ideeënbus-syndroom.' Moderne machinewerkplaats . februari 2006.
Dempsey, Maria. 'Kracht van suggesties.' Crain's Detroit Business . 6 maart 1995.
Martijn, Karel. Suggestiesystemen voor werknemers: productiviteit en winst verhogen . Crisp-publicaties, 1997.
'Teruggave van de ideeënbus.' Industrieweek . 19 januari 1998.
'Zes manieren om geweldige ideeën van medewerkers te krijgen.' Uitvoerend Vrouw . maart-april 1996.
Ulfelder, Steve. 'Beyond the Suggestion Box: hoe managers bij de Best Places-bedrijven de vrije stroom van ideeën, suggesties en innovaties stimuleren.' Computer wereld . 27 juni 2005.
Walter, Kate. 'Ideeën van medewerkers verdienen geld.' HR Magazine . april 1996.
Wells, Susan J. 'Van ideeën tot resultaten.' HR Magazine . februari 2005.
